‘Ons ECD is bedoeld voor professionals in de langdurige zorg. Denk aan Jeugdzorg, organisaties voor verstandelijk gehandicapten en andere instanties in het sociaal domein. Verdeeld over 175 organisaties in Nederland, werken 35.000 professionals met Mextra’, vertelt Geert Klein Breteler van Mextra.
Sinds de start van Mextra in 2000 volgt het ECD de mogelijkheden van digitalisering. ‘In de beginjaren gingen we telkens met diskettes naar onze klanten om het systeem bij te werken en nieuwe mogelijkheden toe te voegen’, blikt Geert terug. ‘Toen rond 2006 burgers bankzaken via internet begonnen te doen en online reizen konden boeken, vonden we het tijd dat cliënten ook zelf in hun zorgdossier konden inloggen en stapten we over naar "the cloud". Sindsdien is Mextra ook beschikbaar voor cliënten. Zij kunnen zelf inloggen, meelezen wat de hulpverlener schrijft en daarop reageren.’
Van tijd achter de computer naar tijd voor de cliënt
Het doel van Mextra is hulpverleners minder tijd achter de computer door te laten brengen en meer tijd met de hulpvrager. ‘Hulpverleners zijn hun werk niet gaan doen omdat ze van computers houden. Ze werken met mensen. Als wij onze applicatie steeds slimmer en efficiënter maken, verminderen we hun administratielast en kunnen zij meer tijd aan hun échte werk besteden, aan de mens.’
Anno 2025 is het AI dat de klok slaat. ‘Je kunt LinkedIn niet openen, of het gaat over kunstmatige intelligentie (artificial intelligence, AI)’, zegt Geert. ‘AI is een hype; iedereen wil er iets mee. Maar als je het goed toepast, voegt het echt waarde toe aan je product.’
Hulp van student Kunstmatige Intelligentie
Zodoende ging Mextra in op de uitnodiging van AI-Hub Oost-Nederland om een project te doen met MKB Datalab-Oost. MKB Datalab-Oost biedt laagdrempelige en betaalbare hulp voor ondernemers die met AI en data aan de slag willen. Universitair studenten Artificial Intelligence en Data Science organiseren workshops en voeren projecten uit in het bedrijfsleven.
‘Eefke van Straaten, die aan de Radboud Universiteit Nijmegen de master Kunstmatige Intelligentie doet, heeft in de eerste helft van 2025 bij ons een project gedraaid. Daar hebben we ook klanten van Mextra bij betrokken, zodat we de ideeën direct bij gebruikers konden toetsen’, zegt Geert.
De tool die Eefke in samenwerking met Mextra en klanten van Mextra heeft ontwikkeld, maakt het mogelijk om voortgangsrapportages over cliënten te bundelen en vervolgens kort samen te vatten. Geert: ‘Gemiddeld maakt een hulpverlener ieder halfjaar zo’n samenvatting, bijvoorbeeld ter voorbereiding op een multidisciplinair overleg (MDO). Waar ze daar eerder een uur over deden, lukt dat nu met behulp van Mextra in tien minuten. De input bestaat uit voortgangsrapportages die in het ECD staan. Dat kunnen er wel honderd zijn. Het is dus een grote hoeveelheid input, waar een taalmodel een korte samenvatting van maakt.’
'De tool is vergelijkbaar met ChatGPT, maar in Mextra blijft alles gegarandeerd "binnenskamers". ‘Het draait binnen het beveiligde netwerk van Microsoft Azure’, zegt Geert.
Mextra houdt de ‘human in the loop’
Gevraagd naar de uitdagingen die op hun pad kwamen, noemt Geert drie dingen. ‘Allereerst was de input vanuit het ECD te omvangrijk. Je kunt een bepaald aantal "tokens" invoeren in het taalmodel. Dat hebben wij moeten uitbreiden en dat is gelukt. Vervolgens paste de toon waarop het taalmodel de samenvattingen schreef niet bij de manier waarop hulpverleners praten met hun cliënten. De professionals die meedraaiden in de testfase, vonden het kil en technisch klinken. Dankzij hun feedback hebben we het systeem gevoed met onze wensen qua toon en woordkeuze’, vertelt Geert.
‘Ten slotte wilden we het prompt finetunen om de samenvatting precies aan de wensen van de gebruikers te laten voldoen. Een orthopedagoog die feedback gaf, heeft een handleiding voor hulpverleners gedeeld. De eisen die daarin stonden voor het schrijven van samenvattingen, hebben we aan het prompt toegevoegd. Die orthopedagoog was "flabbergasted" toen ze daarna het resultaat zag. "Ik zou misschien één woord aanpassen!", zei ze verrast.’
Dat de gebruiker dat ene woord nog moet aanpassen, vindt Geert eerder goed dan fout. ‘We willen "the human in the loop" houden’, zegt hij. ‘De hulpverlener moet de samenvatting lezen en eventueel aanpassen. De kunst is de balans te vinden tussen de tijdwinst van AI enerzijds en het menselijke van de professional anderzijds. De oplossing zit in een pop-up waarin de professional een toevoeging of wijziging in de tekst moet doen, voordat hij de tekst definitief kan maken.’
Tip: betrek medewerkers en gebruikers
Het voordeel van een student die werkt aan een AI-toepassing in je bedrijf, is volgens Geert allereerst de kennis, ervaring en expertise die de student met zich meebrengt. En ten tweede: ‘Waar wij het zelf "erbij doen", kan Eefke zich er volledig op storten’, zegt Geert.
Als tip voor andere ondernemers die hun processen of producten willen verbeteren met AI, raadt Geert aan om medewerkers bij het proces te betrekken. ‘AI heeft het imago banen te vervangen. Het is belangrijk dat men ziet dat het iets toevoegt in plaats van iets wegneemt. Ik heb alle collega’s bij de eindpresentatie van de student geroepen. Ze waren onder de indruk!’
Daarnaast noemt Geert deelname van klanten als succesfactor. ‘Je kunt de meest moderne dingen doen, maar de tool toetsen onder toekomstige gebruikers, is in mijn optiek een must. Wij hadden vijf hulpverleners van twee verschillende klanten en hun inzichten waren van grote meerwaarde.’
In jouw bedrijf ook aan de slag met AI? Ga naar MKB Datalab-Oost of mail voor meer informatie marianne.pouwer@oostnl.nl
